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COBuy SOFTWARE

PRESENTATION

COBuy SOFTWARE est une solution SaaS, personnalisable, visant à améliorer la productivité et la performance de la gestion de vos relations fournisseurs. Elle inclue de nombreuses fonctionnalités métiers articulées autour de trois modules dans sa configuration de base: Module Achats | Module Qualité | Module Appro

MODULE

ACHATS

MOINS DE TABLEURS PLUS DE VALEUR AJOUTEE

 

DOSSIERS

ACHATS

  • Créer un dossier que vous pouvez caractériser comme vous le souhaitez (affaire, projet, devis, ...)

  • Qualifier votre dossier avec des informations liées au budget, à l'échéance et ajouter autant de documents que nécessaire (GED)

  • Affecter une liste de besoins à votre dossier à partir de la base articles (avec si nécessaire nomenclature multi-niveaux et scénarios multi-quantités)

  • Consulter vos fournisseurs directement à partir des besoins ou transformer vos besoins en demandes d'achats

GESTION PANEL

SOURCING

  • Créer des catégories d'achats et affecter autant de sous-catégories que vous le souhaitez à une catégorie

  • Associer une sous-catégorie à un article et autant de sous-catégories que nécessaire à un fournisseur

  • Gérer votre panel via des homologations en définissant les fabricants autorisés pour un article et en définissant votre relation avec ce fabricant (compte directe ou relations fabricants - distributeurs

  • Exploiter votre panel en définissant des priorités dans l'association sous-catégories - fournisseurs ou fabricants - distributeurs

CONSULTATIONS

OFFRES FOURNISSEURS

  • Consulter librement vos fournisseurs à partir d'une DA, des besoins d'un dossier ou automatiquement à partir de votre panel

  • Relancer automatiquement vos fournisseurs en fonction des échéances définies

  • Capitaliser les offres fournisseurs avec le détail des informations souhaitées (qté mini de commande, conditionnement, devise, délai, provisions, frais fixes, réserves, ...)

  • Comparer et sélectionner les offres fournisseurs suivant vos critères (délai, prix, coût global, ...)

  • Valoriser dynamiquement le contenu d'un dossier ou d'une demande d'achats

GESTION CONTRATS

& TARIFS FOURNISSEURS

  • Ajouter un contrat ou en créer un à partir d'une offre fournisseur en le qualifiant comme vous le souhaitez (contrat cadre, contrat logistique, tarif, ...)

  • Qualifier votre contrat avec les informations souhaitées (validité, association à un dossier, notes, documents, rattachement à un ou plusieurs sites, ... )

  • Affecter autant de lignes de contrats que nécessaire avec les conditions détaillés (qté mini de commande, conditionnement, devise, délai, frais fixes, AQF, fenêtre d'annulation et recadencement, ... )

  • Définir les conditions de BFA ou RFA (bonus ou remise de fin d'année) négociées par tranche de chiffre d'affaires achats

 

MODULE

QUALITE

VISION A 360 ° DE VOS RELATIONS FOURNISSEURS

EVALUATION

FOURNISSEURS

  • Créer des formulaires d'évaluation de vos fournisseurs à segmenter par catégorie (évaluation financière, évualuation qualité, évaluation logistique)

  • Choisir les paramètres de pondérations de chaque critère d'évaluation et de chaque segment pour définir une note globale par fournisseur.

  • Gérér les fiches informations fournisseurs qui sont mises à jour par vos fournisseurs directement sur le portail qui leur est dédié.

  • Exploiter la note d'évaluation de vos fournisseurs dans la gestion de votre panel et des processus (bloquer les émissions de consultations, changer les priorités de sourcing, ...)

GESTION

NON CONFORMITE

  • Affecter une déclaration de non conformité à une ligne de commande

  • Qualifier la non conformité en terme de catégorie et ajouter des documents et photos si nécessaire

  • Notifier le fournisseur de la déclaration de non conformitéen fixant une échéance de réponse pour assurer le suivi et gérer les relances

  • Suivre l'avancement du traitement de la non conformité (RMA Return Material Authorization, plan d'actions curatif. plan d'actions préventif, ...

SUIVI

COÛT NON QUALITE

  • Déclarer un coût de non qualité associé à une conformité

  • Qualifier le coût de non qualité en terme de catégorie et ajouter des documents

  • Notifier le fournisseur de la déclaration de CNQ en fixant une échéance de réponse pour assurer le suivi et gérer les relances

  • Suivre l'avancement du traitement du CNQ (montant financé vs montant réclamé, justificatif de paiement, ...)

REVUE CONFORMITE

DOCUMENTS FOURNISSEURS

  • Affecter des documents assujettis à une revue de conformité documentaire à vos fournisseurs (attestation certification, attestation assurance responsabilité civile, ...)

  • Gérer pour chaque document sa date de début et fin de validité

  • Laisser COBuy SOFTWARE géré automatiquement les relances préventives et curatives auprès de vos fournisseurs pour qu'ils mettent à disposition les documents à jour depuis le portail qui leur est dédié 

  • Valider les documents soumis par vos fournisseurs et contrôler automatiquement la revue de conformité documentaire

 

MODULE

APPRO

100% DE VOS RELATIONS FOURNISSEURS DANS UNE SEULE SOLUTION 

COMMANDES

FOURNISSEURS

  • Créer une commandes pour un fournisseur

  • Affecter des lignes de commandes ou ajouter les automatiquement à partir d'une offre fournisseur, d'un contrat ou d'un tarif.

  • Soumettre les commandes pour validation en fonction de règles (montant, ...) auprès des personnes désignées qui pourront la signer électroniquement

  • Notifier automatiquement vos fournisseurs par emails de l'ajout de commande(s)

GESTION

RECEPTIONS & BL

  • Suivre l'obtention des accusés de réceptions (AR) fournisseurs et déclarer les dates accusées des lignes de commandes

  • Relancer automatiquement les commandes fournisseurs sans AR et les lignes de commandes ​avec dates accusées dans un horizon paramétrable

  • Affecter un bon de livraison à des commandes et confirmer la réception des lignes de commandes concernées

  • Déclarer un litige en quantité aux fournisseurs ou utiliser le module qualité en cas de non conformité

FACTURATION

COMMANDES

  • Affecter une facture un à bon de livraison et confirmer​ la conformité des prix des lignes de factures avec les prix des commandes

  • Créer des factures pour les besoins ne faisant pas l'objet de commandes (énergie pour les frais généraux par exemple)

  • Gérer les acomptes et échéances de paiements suivant les termes

  • Associer les avoirs avec les factures correspondantes et affecter les lignes de factures aux catégories comptables

SOURCE TO PAY

PROCURE TO PAY

Le module appro est destiné aux entreprises qui ne disposent pas de solution pour gérer les commandes fournisseurs. Dans le cas des entreprises qui disposent d'une solution ERP par exemple, nous gérons, si nécessaire, les synchronisations de données à travers le module support COBuy CONNECT.

Le module appro seul se comporte comme une solution "procure to pay" vous permettant d'effectuer l'ensemble des rapprochements nécessaires entre les commandes, les réceptions et les factures.

Combiné aux autre modules métiers, le module appro se comporte comme une solution "source to pay".

MODULES

SUPPORT

CAPITALISER PARTAGER ANALYSER POUR MIEUX PILOTER

 

PORTAIL

FOURNISSEURS

Le portail est un espace dédié à vos fournisseurs dans lequel ils peuvent retrouver l'ensemble des informations standards comme vos conditions générales d'achats ou autres spécifications transversales ainsi que les données propres à leurs comptes liées aux différents modules métiers (consultations, non conformité, commandes, ....).

Suivant vos choix vous pouvez accorder des droits à vos fournisseurs pour ajouter des informations ou des documents

Comme l'ensemble du reste de  l'application, le portail fournisseurs est conforme à la réglementation RGPD

COBUY

CONNECT

Le module COBuy CONNECT a pour objectif de synchroniser les données d'autres systèmes d'informations , quel que soit l'éditeur, comme votre ERP, votre CRM, votre GED, ...

Il est également utilisé pour exploiter les APIs développées par des tiers (taux de change banque de france, informations infogreffe, ...).

Nous pouvons également exploiter les données de vos fournisseurs lorsque ceux-ci ont développés des APIs pour partager avec vous des informations techniques ou commerciales

ANALYTIQUE

DONNEES

La solution COBuy SOFTWARE, se comportant comme une base de données relationnelles, permet de ressortir des vues analytiques macro ou micro portant sur les données obtenues par la solution et par l'intermédiaire de COBuy CONNECT.

Vous pouvez par exemple retrouver très facilement les historiques de transactions depuis un article ou un fournisseur (consultations, offres, commandes, non conformité, coûts de non qualité, ...)

De manière plus macro, vous pouvez analyser des tables de données complètes à l'échelle de votre base fournisseurs, base de consultations, base de commandes, ...

FONCTIONS

STANDARDS

  • Import/Export Csv, Excel, Pdf

  • Filtres dynamiques

  • Personnalisation des vues

  • Notifications email

  • Gestion des utilisateurs & rôles

  • Gestion des sites

  • Gestion des incoterm

  • Gestion des termes de paiement

  • Gestion des unités

  • Gestion des devises

  • Gestion Electronique Documents

  • ...

Intuitive, agile et robuste à la fois,  votre solution COBuy SOFTWARE vous permet de gérer et visualiser vos relations fournisseurs sur l'ensemble des sujets pour lesquels vous interagissez avec eux !

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DEMONSTRATION

DEMANDE DE

Pour en savoir plus sur COBuy SOFTWARE et déterminer comment nous pouvons apporter une solution à vos problématiques de gestion et d'optimisation de vos achats et de vos relations fournisseurs, inscrivez-vous pour une démonstration à distance.

 
 

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